Kuinka luoda päivittäinen aikataulu 6 vaiheessa?

Luo tehtävälista
Ennen kuin voit aloittaa tehtävien järjestämisen, kirjoita ensin ylös kaikki, mitä sinun on suoritettava päivän aikana. Sisällytä toistuvia asioita, kuten kokouksia, harjoituksia ja tapaamisia, sekä kertaluonteisia tehtäviä, kuten määräaikoja tai puheluita. Voit päättää, kuinka yksityiskohtaisen haluat luettelosi olevan. Jos esimerkiksi sanan "mene lounaalle" lisääminen auttaa jäsentämään päivääsi, voit lisätä sen.

Kärki:Ei hätää, jos olet epävarma kaikista tulevalla viikolla suoritettavista tehtävistä. Voit aina lisätä uusia kohteita luetteloosi sitä mukaa kun niitä tulee.

Priorisoi tehtäväsi
Jos tehtävälistasi tuntuu ylivoimaiselta, älä huoli - priorisointi auttaa. Priorisointi antaa sinulle selkeämmän käsityksen siitä, mitä on tehtävä ensin. Jos siltä näyttää

Et saa kaikkea valmiiksi tänään, vaan tiedät, mitkä tehtävät vaikuttavat välittömimmin ja mitkä pitäisi olla etusijalla.

Priorisoi merkitsemällä jokainen tehtävä korkeaksi, keskitasoiseksi tai matalaksi. Harkitse näitä kysymyksiä, kun lajittelet tehtäviäsi:

• Missä tehtävissä on kiinteät määräajat?
• Mitkä tehtävät on suoritettava tiettyinä päivinä?
• Mitkä tehtävät aiheuttavat stressiä, jos ne jätetään tekemättä?
• Mitä tehtäviä haluan hoitaa seuraavaksi?
• Mitkä tehtävät voivat odottaa?

Kärki:Jos sinulla on ristiriitaisia ​​tehtäviä, arvioi, kumpi on kiireellisempi. Jos esimerkiksi yksi projekti on asiakkaalle ja toinen pomollesi, asiakkaan projekti on todennäköisesti etusijalla. Jos määräajat menevät päällekkäin, älä epäröi pyytää kollegoiltasi tai esimieheltäsi apua tai delegoida tehtäviä mahdollisuuksien mukaan.

Aseta määräajat
Käy läpi tehtävälistasi ja varmista, että jokaisella tehtävällä on selkeä määräaika. Jos et ole varma tarkasta eräpäivästä, aseta kohtuullinen määräaika toistaiseksi – voit aina muuttaa sitä myöhemmin.

Kuten priorisointi, myös määräajat auttavat sinua tunnistamaan kiireellisimmät tehtävät ja ohjaavat, milloin ne on suoritettava. Ilman määräaikoja on helppo missata tärkeitä suorituksia, vaikka sinulla olisi tarpeeksi aikaa. Itse asiassa epäselvät määräajat ovat yksi tärkeimmistä syistä tehtävien viivästymiseen.

Kärki:Määräajat eivät koske vain töitä. Aseta henkilökohtaisille tavoitteille määräaikoja, kuten maratonin harjoittelua. Jaa esimerkiksi harjoitussuunnitelmasi sen mukaan, kuinka monta mailia sinun täytyy juosta viikoittain, jotta olet täysin valmistautunut kilpailuun.

Tunnista toistuvat tapahtumat
Kun olet asettanut määräajat, huomioi kaikki toistuvat tapahtumat tehtäväluettelossasi. Nämä voivat olla viikoittaisia ​​kokouksia, kuukausittaisia ​​kirjakerhoja tai säännöllisiä puheluita asiakkaiden kanssa. Korosta nämä, jotta et unohda niitä.

Järjestä tehtävät ajan, prioriteetin tai määräajan mukaan
Nyt tulee hauska osa tehtävälistasi järjestämisestä. Järjestä tehtävät kellonajan, prioriteetin tai määräajan mukaan. Kun lisäät tehtäviä päivittäiseen aikatauluusi, noudata luomaasi järjestystä prioriteettien perusteella. Korkean prioriteetin tehtävät tulee suorittaa ensin, kun taas alemman prioriteetin tehtävät voidaan tallentaa myöhempään päivään tai viikolle. Muista myös hajauttaa toistuvat tapahtumasi koko aikataulusi ajan. Kun tarkistat tehtäviä, esityslistasi täyttyy luonnollisesti.

Pysy joustavana
Kun aikataulusi on kartoitettu, olet valmis aloittamaan. On kuitenkin tärkeää pysyä joustavana. Päivän alussa luomasi aikataulu ei ehkä ole täsmälleen sitä, miten päiväsi etenee. Asiat voivat muuttua ja tehtävät voivat viedä odotettua enemmän tai vähemmän aikaa, joten pysy mukautuvana uusien prioriteettien ja haasteiden ilmaantuessa.